Die Verwendung von E-Mails für die tägliche Kunden-Kommunikation und für das Direktmarketing gewinnt immer mehr an Bedeutung. In manchen Branchen
ist die Kommunikation per E-Mail schon nicht mehr wegzudenken. Kostengünstig und schnell halten Sie mit E-Mails ständigen Kontakt zu Ihren Kunden. Was lag also näher, als entsprechende Verarbeitungs- und Prüffunktionen in die MailCom Adressentools zu integrieren.
Das neue Modul MailCom E-Mail enthält die drei folgenden Funktionen: E-Mail-Check, Web-Check und E-Mail-Versand (Permisson Marketing Assistant).
Funktionsübersicht
A. E-Mail-Check
1. Überprüfen von E-Mail-Adressen auf gültige Schreibweise (offline)
Mit dieser Funktion können Sie überprüfen, ob E-Mail-Adressen syntaktisch korrekt ge-schrieben sind. Fehlerhafte E-Mail-Adressen können Sie sich entweder sofort vorlegen lassen und manuell korrigieren oder in einem Protokollfeld für die spätere Bearbeitung protokollieren lassen.
2. Überprüfen von E-Mail-Adressen auf Aktualität (online)
Mit dieser Funktion können Sie online überprüfen, ob Ihre E-Mail-Adressen noch erreichbar sind. Nicht mehr aktuelle E-Mail-Adressen können Sie sich entweder sofort vorlegen lassen um diese direkt zu aktualisieren oder in einem Protokollfeld für die spätere Bearbeitung protokollieren lassen.
3. Definieren von Bedingungen (Selektionen)
Standardmäßig werden alle E-Mail-Adressen in der Datei überprüft. Durch die Definition von Bedingungen können Sie die Überprüfung auf bestimmte Adressen einschränken.
4. Manuelle Bearbeitung fehlerhafter E-Mail-Adressen
Mit der manuellen Bearbeitung können Sie fehlerhafte E-Mail-Adressen direkt korrigieren. Sind die korrekten Daten nicht bekannt, können Sie mittels der eingeblendeten Adresse direkt Kontakt mit dem Kunden aufnehmen und so die Adresse korrigieren.
5. Auswerten der Protokollfelder
Nach einem maschinellen Durchlauf ohne manuelle Kontrolle können Sie das Protokollfeld nach gültigen und ungültigen E-Mail-Adressen auswerten.
B. Funktion Web-Check (Internetadressen prüfen)
Die Funktionen des Web-Checks bieten Ihnen die gleichen Funktionen wie der E-Mail-Check können aber auf die Prüfung von Internetadressen angewandt werden. Auch die Internetadressen können Online auf Aktualität überprüft werden.
C. Funktion E-Mail-Versand (Permisson Marketing Assistant)
Mit diesem Programm können Sie personalisierte Serien-E-Mails im Text oder HTML-Format versenden. Wahlweise können Sie den E-Mails auch Anlagen hinzufügen.
Versandoptionen: Als Versandoption können Sie entscheiden, ob bei großen Mengen ein schneller Versand erfolgen soll, das heißt, es wird keine Prüfung gemacht, ob der Webserver erreichbar ist, oder ob Sie einen sicheren Versand wünschen, mit Prüfung der Erreichbarkeit des Webservers. Beim sicheren Versand wird protokolliert ob die E-Mail versandt werden konnte. E-Mails von nicht erreichbaren Webservern können so nochmals versendet werden.
Seriendruck-Feldfunktionen:
Bei der Textgestaltung können Sie über Feldfunktionen Bedingungen definieren. Diese ermöglichen es Ihnen, ähnlich wie in Textverarbeitungsprogrammen, leere Felder und Zeilen zu unterdrücken, variablen Text zu verwenden uvm.
E-Mail-Check - Eine Alternative um die Aktualität von Ansprechpartnern zu überprüfen!
Laforsch programmiert jetzt seit fast 30 Jahren im Bereich Adressen und hat schon einige innovative Programme auf den Markt gebracht. Eine Aufgabenstellung bereitete immer wieder Kopfzerbrechen. Wie ist es möglich, die Aktualität von Ansprechpartnern maschinell zu überprüfen?
Mit dem neuen Modul MailCom Namen-Check ist es zwar möglich, die korrekte Schreibweise von Vornamen, Nachnamen, Titel und anderen Namensbestandteilen eines Ansprechpartners auf korrekte Schreibweise zu überprüfen, ob der Ansprechpartner aber in einem Unternehmen noch existiert steht damit noch nicht fest.
Referenzdaten, wie beispielsweise das Telefonbuch, gegen die Adressen mittels des Moduls MailCom Phone-Check abgeglichen werden können und die Aktualität der Adresse festgestellt werden kann, gibt es leider nicht oder nur bedingt. Auf eine geniale Idee stießen wir aber bei der Pflege unserer eigenen Adressen. Aus der Idee wurde anschließend folgendes Testverfahren entwickelt.
Das Testverfahren:
Ziel der Tests war: Kann man maschinell mittels der E-Mail-Adresse feststellen, ob ein Mitarbeiter (Ansprechpartner) in einem Unternehmen noch beschäftigt ist? Auf diese Idee kamen wir, nach dem Versenden von Informationen per E-Mail an unsere Kunden. Zunächst kamen einige unzustellbare E-Mails, im Gegensatz zur Briefpost, auch wieder zurück. Auswertungen der zurückgekommenen E-Mails haben dann ergeben, dass entweder die E-Mail-Adresse falsch geschrieben war, der Mailserver zur Zeit nicht erreichbar war, die Firma nicht mehr existierte oder, wie in den meisten Fällen, der Mitarbeiter ausgeschieden war.
Wie beim Abgleich von Adressen gegen das Telefonbuch, bei dem man feststellen kann, welche Adressen noch aktuell sind, wussten wir jetzt, welche E-Mails unzustellbar sind. Wir mussten uns also nur um die unzustellbaren Adressen kümmern und konnten davon ausgehen, dass die anderen Adressen (Ansprechpartner) in Ordnung sind. Der Nachteil war, dass man zunächst immer erst E-Mails versenden musste, um dies festzustellen.
Um dies auf eine andere Art überprüfen zu können, wurde das neue Modul MailCom E-Mail-Check entwickelt, das in der neuen Version 6.0 enthalten ist. Mit diesem Modul kann man nicht nur die korrekte Schreibweise von E-Mail- und Web-Adressen prüfen, sondern auch Online prüfen, ob es diese E-Mail-Adresse noch gibt, ohne eine E-Mail tatsächlich versenden zu müssen. Die Prüfung kann mit beliebig großen Datenbanken durchgeführt werden. Zunächst wird geprüft, ob die E-Mail-Adressen syntaktisch korrekt geschrieben sind. Danach wird Online geprüft, ob der Host existiert und ob der Mailserver die E-Mail-Adresse akzeptiert. Über einen Statuscode kann man danach erkennen, welche E-Mail- Adresse nicht mehr existiert.
Die Tests haben ergeben, dass in den meisten Fällen der Mitarbeiter aus der Firma ausgeschieden war. Man weiß also, dass der Ansprechpartner nicht mehr aktuell ist und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen um den neuen Ansprechpartner zu ermitteln. Der Aufwand reduziert sich aber auf ein Minimum, da nur die fehlerhaften E-Mails bearbeitet werden müssen und nicht alle, wie das in der Vergangenheit war.
Voraussetzung für die Prüfung des Ansprechpartners ist, dass die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners gespeichert ist und nicht die allgemeine E-Mail-Adresse der Firma. Will man dieses Verfahren beispielsweise auch bei den eigenen Kundenadressen regelmäßig einsetzen, sollte man wenn immer möglich, die persönliche E-Mail-Adresse des Ansprechpartners speichern. Um dieses Verfahren gegebenenfalls weiter ausbauen zu können, wären wir an Ihren Erfahrungen, nach dem Testen mit dem neuen Modul E-Mail-Check, sehr interessiert.